Вакансия: операционный ассистент руководителя / системный координатор
Фокус роли - фиксировать договорённости, переводить коммуникации в задачи, контролировать сроки и качество исполнения, готовить материалы по согласованным шаблонам.
Операционный ассистент руководителя / системный координатор
Мы ищем специалиста, который обеспечит управляемость задач и коммуникаций: аккуратно фиксирует итоги встреч, формирует понятные планы действий, контролирует исполнение договорённостей и помогает собирать материалы по проектам. Роль предполагает работу в нескольких параллельных контекстах и аккуратность в фактах.
Ключевые задачи
- Подготовка протоколов по итогам встреч: итоги, решения, дальнейшие действия, сроки, ответственные.
- Координация участников проекта: контроль сроков, напоминания, фиксация договорённостей, сопровождение задач до результата.
- Контроль готовности задач по согласованным критериям: проверка соответствия результату, формирование чек‑листов и критериев приёмки, сбор артефактов (файлы, таблицы, ссылки, скриншоты и т.п.).
- Подготовка материалов на основе переписок и заметок: технические задания, планы, чек‑листы, таблицы «было - стало - цель».
- Подготовка черновиков писем и сообщений по заданным структурам и шаблонам.
- Ведение учёта задач и статусов (Google Sheets / Notion / CRM - по согласованию).
- Сбор и систематизация фактуры по проектам: только проверяемые данные, без предположений.
Кому подходит роль
- Вы работаете структурно и внимательно к деталям, любите порядок и понятные правила.
- Вы уточняете вводные до выполнения задачи и фиксируете договорённости письменно.
- Вы спокойно воспринимаете обратную связь и корректировки, умеете работать итеративно.
- Вы умеете переключаться между контекстами и сохранять качество результата.
Что не приветствуется
- Выполнение «как поняли» без уточнения вводных и критериев результата.
- Использование непроверенных фактов и формулировок «примерно так».
- Смещение фокуса на объяснения вместо предоставления результата и следующих шагов.
- Отсутствие самостоятельной фиксации статусов и договорённостей.
Условия
Основная цель роли - разгрузить руководителя от операционной координации: контроль сроков, фиксация артефактов, сопровождение задач до статуса «готово» и поддержание актуальной картины по проектам.
- Формат: удалённо
- Загрузка: 20–30 часов в неделю (обычно 20–25, иногда до 30)
- При необходимости задачи в выходные - только по предварительному согласованию; возможна компенсация временем в будни
- Оплата - по результатам собеседования (с учётом опыта и качества выполнения тестового задания)
- Учёт времени - понедельно, без микроменеджмента
- Пилотный период 2 недели - далее пересмотр через 6–8 недель при стабильном качестве